Presentation skills - Presentasjonsferdigheter

På tide å videreformidle noe jeg har lært! Jeg var på et "Advanced Presentation skills" kurs holdt av en svært dyktig engelskmann i Paris for to uker siden. Et slikt kurs koster jo latterlig mye, men egentlig, kunne vi alle holdt det etter å ha lært grunnprinsippene i hvordan man fenger et publikum. Det hjelper selvsagt å ha øvd, øvd og øvd :)


Å presentere er litt som et kunstverk føler jeg. Jeg ELSKER mennesker som er flinke til å presentere. Jeg liker å bli fenget av et tema jeg overhodet ikke trodde jeg brydde meg om, bare fordi det virker som om det er trollmenn oppe på scenen. De er jo ikke det. Og de bruker utrolig enkle grep for å fange din oppmerksomhet, for å få deg til å føle og kapre all din oppmerksomhet. Det er noen TED-presentasjoner hvor jeg lurer på hvor tiden forsvant. Jeg fant ut at i denne teksten kan jeg linke til noen TED-videoer hvor teknikkene brukes. Bonusen er at du får sett noen utrolig bra foredrag i tillegg :)


Oppbygging - Vi starter forfra
En presentasjon burde ha en tydelig rammeverk. En start, main body og en avslutning. Det gjelder om du skal snakke i 15 minutter eller 2 timer. Og om du var i tvil, så er det faktisk de første 2-3 minuttene av et langt foredrag som betyr noe. Det er disse vitale første minuttene du kaprer oppmerksomheten i salen. 90% av alle TED-talks starter med å fortelle en historie. En historie som er relatert til det du skal fortelle. Vi mennesker elsker story-telling. Historien bringer tørre fakta til liv.
Det er ikke alt det er mulig å lage en spennende eller morsom historie ut av, men når du begynner å tenke etter, er det ganske lite du driver med daglig som ikke har noen morsomme historier som burde deles.

Historien får deg interessert i å vite "What's in it for me". Alle som hører starten på en presentasjon venter på akkurat dette. De ønsker å vite verdien dette er for de. Historien i seg selv kan gi de dette svaret, men budskapet kan også understrekes hvis det ikke nødvendigvis er en VELDIG direkte link.
Tegn bilder i hodet på tilskueren:
......"Du vet den følelsen, når du har vært inne på kontoret en hel sommerdag og bare lengtet etter å gå hjem? Aircondition har gjort det kaldt i shorts og t-skjorte. Du ser på klokken 10 ganger i timen, og når du endelig tar i døren og går ut i sommerdagen kjenner du en deilig varm luft omfavne kroppen og lykken kiler nede i magen?..." Pause. La tilskueren føle på den følelsen.  Mennesker husker dette så mye bedre enn tall og tørre ord. De kommer til å huske følselsen du fikk de til å føle.
 Følelsen av at noe har mening for hver enkelt er viktig, og det er din jobb å få de til å forstå meningen. Så starten må inneholde følgende elementer

• Interest - En Historie, ett høyt tall (som er del av din historie), et rart bilde, en sjokkerende nyhet.
• Need - What's in it for me. Hva får de ut av dette. Hva lærer de? Hvorfor er det viktig?
• Time - Si noe om omfanget av preso. "Vi har kun en time sammen, og på den korte tiden.."
  
• Objective - HVA sitter de igjen med etter din preso er ferdig. Agenda: HVORDAN du skal nå det målet

"You get the audience you deserve"



Hvilken del av deg sier mest?
I en face-to-face presentasjon er majoriteten av det du sier kommunisert ubevisst. 93% av ditt publikums forståelse er fokusert på ditt toneleie og kroppsspråk! De FAKTISKE ordene du sier for å påvirke er bare 7% av den totale kommunikasjonen!
Hvis du er i en webex-call/confcall og ikke kan bli sett er tonen i stemmen din Veldig viktig. Hele 84% av kommunikasjonen skjer gjennom dette. 16% ord.

Generelle ting man må huske på
Listen er lang, og alle har noen av de vanligvis.

• Du snakker for fort. Det er nesten umulig å snakke for sakte.
• Ta pauser! Stiller du et åpent spørsmål til publikum. Husk å pause etterpå. Alle trenger å reflektere over det du har spurt om selv om du ikke forventer et svar. Er det noen punkter du vil de skal huske må du pause mellom hvert av punktene. Gjenta gjerne det viktigste du sier.
• Hvor mange "eeeeh" har du? :) Jeg synes eeh, at det er mye spennende eeehh." Jeg trenger ikke akkurat utrede mer. Alle har hørt taler som er så plagsomt fulle av disse "eeeeh" at du man hører ikke annet enn det.
• Du skal se på publikum, og ikke powerpoint-presentasjonen. Du være vendt mot publikum selv om du har behov for å peke på noe i presentasjonen din.

Bevegelse/Kroppsspråket - Hender og føtter
Det er utrolig hva man skal huske på, men hver klar over at hendene dine er med på å skape engasjement. Man sier veldig mye med hendene. Det lengre sør vi kommer i Europa, det mer kroppsspråk brukes. Det var en italiener på kurset mitt. Når vi bandt hendene hans fast på ryggen klarte han nesten ikke snakke!! Vi opp nord har det motsatte problem. Vi vet ofte ikke helt hvor vi skal ha de.  Tommelfinger-regel er at hendene skal holdes 10% rett ned, 10% i øvre del av kroppen, og 80% rundt midjen hvor man bruker hendene utrolig mye til å beskrive det man sier. STOR, vis STOR med hendene.

Engasjer
Så hvordan holder du publikumet interessert? En av de ting som gjør at folk "må" følge med er øyekontakt. Du burde prøve å ha en random øyekontakt med alle. Selv i en stor sal. Da kan du late som om du ser på forskjellige deler av salen selv om alt du ser er svart.  De som sitter der føler du ser på de.

Hva skal denne presentasjonen føre til?

Kort oppsummert:

1. Hva er det jeg ønsker?
2. Hva er det jeg trenger mitt publikum til å gjøre/føle/mene?
3. Hva trenger de for å tenke og føle for å gjøre det?
4. Hva er det de tenker og føler nå?
5. Hva kan jeg si og gjøre som vil endre hvordan de tenker og føler?

Powerpoint

Powerpoint er IKKE presentasjonen. DU er. Det du sier er hva som er viktig. Du skal ikke lese opp det som står på slidene! Jeg tror ikke jeg trenger å si så mye mer enn å be dere se denne her: The Death of Powerpoint. Bruk også bokstavene W og B. Når du skal si noe viktig og for å lede oppmerksomheten tilbake til DEG så blank ut hele presoen (B). Folk våkner av sånn ;) Hvis du skal  tegne noe og prosjekterer mot et whiteboard, trykk W så får du hvit bakgrunn :)

Powerpoint ER IKKE PRESENTASJONEN!


Forberedelse
Film deg selv.  Enkelt og greit. Det gjorde vi i to dager. For en forferdelig flau opplevelse, men fy søren så nyttig. Å se seg selv er virkelig en... øyeåpner ;)

Nervøs?

Det beste måten som får en til å roe seg ned er visstnok å stille spørsmål. Det kan til og med være åpne spørsmål som du selv besvarer, men det gjør noe med ens egen ro. Jeg prøvde det. Det fungerer utrolig nok ;)

Noen kule TED'er som også får deg til å tenke litt på hvordan andre ser deg:

• Your body language shapes who you are
• The power of introverts (fordi det er så mange flinke som ikke tørr presentere dessverre)
• The secrect structure of a great talk

De største endringer jeg har gjort i ettertid
De største endringer jeg har gjort til mine presentasjoner er antall slides. Jeg bruker ofte kun bilder som dekker hele skjermen, og den er bare med å forsterke min historie. I jobben er det mye info på en powerpoint fordi det er det vi gjør som ingeniører og detaljer som skal presenteres. Jeg vet fortsatt ikke hvordan jeg skal gjøre det VELDIG spennende, men hey, har noen noen gode forslag blir jeg kjempeglad!

"Be yourself - more - with skills" :)

Information wants to be free

Kunnskap er makt. Å sitte på informasjon som noen ønsker tilgang til har en verdi. Tilgang til informasjon kan endre liv. Det kan endre organisasjoner, og ikke minst stat og kommune om de turte å slippe den informasjonen tilgjengelig på Internett.


Uttrykket "Information wants to be free" ble først begrepsgjort av Steve Wozniak, en av gründerne bak Apple, på en hackerkonferanse i 1984. IT-guruene så tidlig hvilken makt åpen tilgjengelig informasjon har.

Informasjonen som stat og kommune sitter på er i all hovedsak offentlig informasjon. Det er svært lite statsborgere ikke har lov til å lese. Denne informasjonen er strengt tatt folkets, vårt. Utfordringen dukker opp rundt hvor vanskelig det er å få tak i den. Det er ofte my websurfing og flere eposter som må utveksles for å få tilgang til noe så enkelt som data rundt en byggesak. Hvorfor ligger ikke dette tilgjengelig på Internett? Hvorfor kan man ikke søke i alle disse dataene?

I mer korrupte land vi ikke ønsker å sammenligne oss med, er ikke engang informasjonen digitalisert. Det er heldigvis ikke tilfelle i Norge. Databasene med informasjonen ligger der. Etater i stat og kommuner burde jobbe mot fri tilgang til all data som er offentlig. På Internett. På data.norge.no ligger det allerede noe. Uten at tilgangen til databasene er spesielt informativt forklart er det i det minste tilgang til noe. La oss se på et eksempel på hva som skjer når informasjon slippes fri. www.yr.no er et glitrende eksempel av hvor flotte tjenester som kan skapes av statlige data. Når det er sagt finnes det også noen kommuner som er flinkere enn andre til å gjøre informasjon tilgjengelige, men dette burde ikke gjemmes bort på 300 forskjellige kommune-portaler rundt om i det ganske land. Det burde finnes en portal for alle App'er og programmer som utvikles basert på statlige data. Da blir det enklere for alle å finne dem.

Se mulighetene

Det finnes vanvittig mange kreative mennesker i dette landet som kan utvikle applikasjoner, uten å be om en krone i betaling. fiksgatami.no er et godt eksempel. I USA har man startet opp "Code for America". De hjelper myndighetene å jobbe bedre for menneskene de tjener og verktøyet er makten som ligger i fri informasjon og et åpent World Wide Web. Et sant demokrati er et demokrati hvor innbyggere har mulighet til å være med å skape noe, Internett har gitt oss den muligheten. Det er på tide vi griper den.

Hvis alle etater med offentlig informasjon fikk et mandat om å rapportere til Direktoratet for forvaltning av IKT, DIFI, hva de hadde av informasjon kunne man begynne å skape en oversikt over hva som lå gjemt i kommunenes datarom i det ganske land. Neste steg burde være at deres databaser med informasjon måtte kunne søkes i basert på åpne standarder og leses på Internett. Hva vil dette føre til? Jeg tror vi vil se en utrolig spennende utvikling av offentlig sektor. Ny tjenester trenger ikke lenger kun komme fra staten, men utvikles av mennesker som ser nye applikasjoner i mylderet av tilgjengelig informasjon. En hyggelig bieffekt vil kunne være å slanke et esende byråkrati. Å frigjøre informasjon åpner opp og skaper debatt. Det vil også gjøre det vanskeligere for ansatte hos myndigheter å utnytte smutthull hvis dataene er like tilgjengelige for deg og meg hjemme i vår stue som for de som behandler den.

Så hvorfor går utviklingen på dette området så sakte? Jeg våger meg på en teori. Mange statlige etater har sitt levebrød å tilby informasjon andre etater trenger for å gjøre jobben sin. Kartdata i Oslo er ett godt eksempel. Kan noe av grunnen ligge i redsel for å rett og slett bli overflødig om det skulle vise seg at informasjonen ble fritt tilgjengelig? Trykker de informasjonen så tett til brystet fordi uten den forsvant makten den gir de?

"Institutions will try to preserve the problem to which they are the solution," The Shirky Principle

Dette er et rop til stat og kommune. Til Storting og regjering. Et rop om å frigjøre all den informasjon som ligger lagret i databaser rundt i det vidstrakte land. Se heller på hvilke muligheter og synergier dette vil skape, enn hvilke maktbalanser som måtte endres. Kosten av å offentliggjøre dataene er minimale i forhold til den kost det vil være å la de forbli i sine avskilte hvelv på baksiden av et lag av byråkrati.

Å tørre å være seg selv - ie: Hvorfor kvinner ikke trenger høye hæler

Jeg diskuterte med en bekjent for en ukes tid tilbake om det var behov for å skrive en artikkel som het: "Hvorfor kvinner ikke trenger høye hæler". Vi ønsket å få frem meldingen at kvinner kan eie et rom, få menn (og kvinner!!!) til å sitte i stillhet å lytte til det vi har å si, uten å måtte spille på det feminine. Vel, det er bedre å gjøre det enn å snakke om det. Her følger mine refleksjoner.

Selv om jeg synes kvinnenettverket jeg er en del av har veldig mange gode verdier de står for, kjente jeg at jeg ble både provosert og oppgitt når det ble invitert til Egers hus/Høyer for å "shoppe" i regi av nettverket.  Det hjalp ikke at en av eierene som ønsket oss velkommen sa: "Jeg tror kanskje jeg er forutinntatt, men når jeg hørte det skulle komme masse jenter fra IT-bransjen, trodde jeg ikke at det skulle dukke opp så utrolig mange flotte damer!!" ..... Er det mulig å dekke over en regelrett fornærmelse på en mer patetisk måte? Videre ble vi fortalt at høye hæler, det var et MUST! Must?! Hva for noe? Hva tenkte de andre i rommet? Hørte de det samme som meg?  Jeg synes jeg var fint kledd den kvelden. Jeg hadde en grønn bukse med en pen ulljakke til. Matchende farge til og med. Gode brune skinnsko. Ingen hæl. Jeg håpet jeg hadde det som trengtes for å eie et rom, men neida, jeg ble fortalt annet. Høye hæler, det var et MUST. Trange skinnbukser også. "Det skaper en slik "wow" effekt!".  Javel. Hvorfor godtar vi denne banale markedsføringen av regelrett ubehagelige klær? Hvorfor bryr vi oss så vanvittig mye om noe så overfladisk, bokstavelig talt?

Hva er det vi kvinner egentlig ønsker å bli portretert som?
I 2011 kom filmen Miss Representation til Norge. Fortsatt er det overraskende få som har sett filmen. Den har neppe like stort markedsføringsbudsjett som media/produktbransjen de ønsker å kritisere. Den gjorde meg håpeful, men i går, etter en middag med noen damer fra samme bransje ble jeg påminnet om at mange kvinner fortsatt kan sitte i en time å snakke om sminke, sko og klær. Jeg følte på sett og vis at media og reklamebransjen hadde vunnet hver gang samtalen dreide inn på sminke. Er det det vi ønsker å fylle debattene oss i mellom med og hva sier det om hvor hjernevasket noen av oss har blitt?

Forbilder
Jeg har jobbet i 12 år i en svært mannsdominert bransje. Jeg begynte å jobbe tidlig. Jeg var bare 20 år når jeg begynte å jobbe i Cisco første gang. Det eneste mine venner brydde seg om var hvilken kunnskap man satt på. Å kunne noe og ha forståelse for teknologien, det gav status. Mine forbilder var gjerne hackere som Kevin Mitnick eller generelt guttene jeg omringet meg med. Det var mye t-skjorter. Jeg brukte overhodet ingen tid på mitt utseende, jeg brukte nesten aldri noe form for sminke. De menneskene jeg omringet meg med lot meg være den jeg var, og uttrykte stadig at det var mer enn nok. Min tid gikk med på å lære mer, jobbe og bli veldig trygg på den jeg var, i et relativt snevert miljø som dessverre alt for få jenter blir en del av. Jeg velger å tro at jeg absolutt kan være et forbilde for andre kvinner som ønsker seg en teknisk karriere. Men på mer enn ett plan. Jeg har valgt utradisjonelt. Det er ikke mange kvinner som driver med IP nettverk i Norge. Det er den ene siden. Men jeg ønsker også å være et forbilde som viser at man ikke trenger å se ut som Barbie for å  lykkes. At det å lykkes det kommer fra en følelse av å trygghet på innsiden. Trygghet basert på kunnskap. Man må ikke bry seg om sko, sminke og klær. Jeg har lovet meg selv at hver gang jeg ser meg i speilet eller kommenterer eget utseende, klesvei eller sminkebruk så ønsker jeg huske at andre ser meg. Jeg ønsker ikke at de skal føle at utseende har noe som helst å si. Jeg vil de skal forstå at det er hva de står for og sier som betyr noe, ikke hva slags sko de går i, eller hvor mange kilo de veier. Hver gang jeg ser et bilde av Berit Svendsen i Telenor kjenner jeg en slik glede inni meg. Hun er en drivende dyktig dame, og hun er så naturlig! Jeg finner det nesten fasinerende at det kun er blonde, veldreide kvinner, og helst med høye hæler som får spalteplass. Hvilke journalister er det som ønsker å lage et slikt forvrengt bilde av hvordan kvinner ser ut og ikke minst, hva vi skal bry oss om? Hegnar Kvinner har dessverre en rekke artikler jeg bare synes er triste:
"Bak scenen på Victora's Secret show" og oppfølgerartikkelen "Bieber mistet fokus på undertøys-show". Hvorfor ønsker media å være så fordummende? Finnes det ikke nok kvinnelige forbilder å skrive om? Finnes det ikke nok spennende temaer som kunne drøftes istedenfor?

Hvilke kvinnelige verdier er det TV2 bliss prøver å spre med denne?

Har mediebransjen (også i Norge) forvillet seg inn på det spor at de tror vi ønsker kroppsfokuserte blonde barmfagre kvinner smilende flørtende mot oss når vi tar t-banen ned til byen?  Så sier kanskje mannen: Hahahaha! De er jo fine for OSS å se på! Det er her vi kanskje ikke skal begynne å gå inn på hvordan den samme bransjen avbilder menn som meget maskuline, sexy, høyreist og med et utseende som bare ville passet sammen med en plastikk barbie. Jeg blir lei meg når jeg ser at vi har TV-kanaler som FEM som liksom skal rette seg mot et kvinnelig publikum, som regelrett er fordummende.
Media kan endre status quo, men hvem er det som tørr ta på seg ansvaret å tenke nytt og sette krav til reklamebransjen som hele tiden skal overtale 50% av befolkningen at de må vingle rundt på høye hæler for å skape wow-effekt.

Rosabloggerne
 "Medieeksperter" referer ofte til svært populære motebloggere når de viser til de "vellykkede" som har skjønt hvordan man skal bruke Internett riktig! At mote og sminke har et marked, og skal du lykkes må du gå "rosa". Det er fasinerende å høre og en så snever måte å tenke på at man føler at refleksjon har blitt mangelvare. Det er ingen som er født med et dypt ønske om å bære en Gucci veske. Og det er ingen uten en liten form for hjernevasking som fortsatt kjøper veskene deres etter å ha sett reklamen nedenfor.

 

At Rosabloggere er så "vellykkede" (tjener penger med andre ord) er jo nettopp fordi kvinner er omringet av budskapet om at det som betyr noe er hvilke klær man har på seg og hvordan man ser ut og søker for å finne ut hvordan andre kvinner kler seg.  Jenter får tidlig meldingen om at det er hvordan de ser ut som er viktig. De får det fra TV-show, Data-spill, filmer, reklamer, magasiner. Og gutter og menn får meldingen om at dette er viktige verdier hos kvinner. Så uansett hva en kvinne gjør og oppnår her i verden er hun FORTSATT dømt etter hvordan hun ser ut. Alle vet når Oprah prøver å gå ned i vekt og om Hillary Clinton kler seg i feil farger blir det ubønnhørlig skrevet om i media.

Å dømme medsøstre

Kanskje leser du dette og føler deg truffet? Synes du jeg dømmer mine medsøstre for mye? Kanskje liker du fine sko, liker klesdesign og generelt å fokusere på et vakkert ytre? Jeg ønsker overhodet ikke å være dømmende. Vi har alle områder av interesse som vi elsker å snakke om. Jeg har full forståelse for at noen ønsker å snakke om skodesign, eller sutre litt over at alt på kroppen virker som om det vender sydover (ie: nedover). Smalltalk må være lov, menn gjør også det. Jeg har ofte veldig lyst til å snakke om fjellkatring og teltturer. Det jeg har lært er at det sjeldent er veldig mange som synes det er like spennenede som meg selv.  Jeg vil også legge til at jeg absolutt liker å kle meg pent, og jeg har også høye hæler. Jeg tror det er universelt å synes det er hyggelig å ta seg bra ut, denne blogspot handler overhodet ikke om det. Det handler om at kvinner får feil fokus i media, og det virker som om vi på sett og vis godtar det, men det gjør altså ikke jeg! :-) Dessuten prøver jeg huske på Madeleine Albrigt som sa: "There is a special place in hell for women who doesn't help each other" . Jeg håper derfor heller dette blir sett på som det det er ment som, et slag i siden til markedsføringskrefter som vil ha det til at et godt ytre er nødvendig for å nå langt og finne trygghet og lykke.

Håp om bedring
Hillary Clintons svar til journalisten som spurte henne om hvilken klesdesigner hun benyttet er forhåpenligvis tegn på bedre tider. I det minste kan det være håp i hengende snøre at journalister snart skal forstå at kvinner ikke er født med ønsket om å kunne mye om moter og klær. Det er mer en tvangstrøye tredd nedover øyne våre og som overhodet ikke skaper kvinner med et godt selvbilde.

Jeg ble så glad når jeg leste i Aftenposten i dag at det har kommet en ny type kåring: "Best på å få ungdom til å føle seg verst". Det som er så flott med Internett er, at røstene MOT mediebransje/reklamebransje som fokuserer på utseende, også kommer frem til overflaten. Derfor starter jeg med meg selv og sier det samme som Gandhi sa en gang: "Be the change you want to see in the world".

Høye hæler
Jeg tror jeg har sagt det allerede. Kvinner trenger ikke høye hæler for å skape wow-effekt. Wow-effekt burde, og må komme fra det vi sier og historiene vi deler med hverandre. Det burde være kunnskapen du besitter som skaper wow-effekt. Det burde være refleksjonene du har gjort og ideene dine som er med og endrer verden! Det vil aldri høye hæler gjøre.


----------
Jeg oppfordrer deg til å se denne traileren, og søk opp og se hele dokumentaren:
Miss Representation